شرح وظایف واختیارات روابط عمومی – موسسه آموزش عالی هنر شیراز

شرح وظایف و اختیارات روابط عمومی

پوشش کامل اخبار رویدادی دانشگاه
ارتباط و تعامل با رسانه های مختلف جهت هرچه بهتر انعکاس اخبار دانشگاه
ارتباط با رابطین روابط عمومی واحدهای دانشگاه و پیگیری برگزاری دوره های آموزشی برای ارتقای سطح کیفی عملکرد رابطین
مدیریت و برگزاری جلسات نشست خبری به درخواست واحدهای مختلف
پوشش کامل رسانه ای همایش ها، نشست ها و برنامه های مهم دانشگاه
ارسال خبر به ایمیل روابط عمومی info@honarshiraz.ac.ir و هماهنگی برای بارگزاری اخبار در خبرنامه و سایت دانشگاه
تهیه گزارش تولیدی با موضوعات مشخص به صورت هفتگی
تهیه گزارش کوتاه از اخبار مهم دانشگاه جهت تولید پادکست
ارتباط و همکاری با واحد سمعی و بصری جهت تولید ویدئوکست و گزارش های تصویری کوتاه
رصد روزنامه ها و درج اخبار دانشگاه در بریده جراید
رصد و بایگانی اخبار کار شده دانشگاه در رسانه های مختلف
پیگیری و تسهیل حضور خبرنگاران برای پوشش خبری برنامه های دانشگاه و یا برنامه های تولیدی
تهیه عکس از مراسمات حضور یافته به تعداد محدود برای خبر مرتبط
تهیه “تقویم رسانه ای” جهت اخبار و گزارش های تولیدی / مشخص شدن موضوعات، مصاحبه شوندگان و بازه زمانی مشخص / هر هفته یک خبر تولیدی
راه اندازی اتاق خبر – برای رابطین روابط عمومی
مستندسازی کلیه فعالیت های انجام شده
ارائه گزارش عملکرد به صورت ماهیانه از فعالیت های انجام شده واحد رسانه و ارتباطات
مسئول کل محتوای سایت دانشگاه، پیگیری، رصد و بروزرسانی دائم بخش های مختلف و برطرف شدن نواقص احتمالی سایت
بارگزاری اخبار ارسالی از واحد رسانه و ارتباطات در خبرنامه و سایت دانشگاه
بارگزاری تصویر مناسبت های مختلف در اسلایدر ویژه مناسبت ها (مینی اسلایدر)
بارگزاری اخبار مهم با هماهنگی مدیر روابط عمومی در اسلایدر اصلی سایت
پیگیری تولید پادکست و ویدئوکست و بارگزاری در سایت
بارگزاری مطالب فرهنگی به مناسبت های مختلف در بخش مطالب فرهنگی خبرنامه
بارگزاری اخبار و اطلاعیه ها در اتوماسیون اداری
ارسال پیام کوتاه در مناسبت های مختلف
تهیه بانک ایمیل و شماره همراه از دانشگاهیان با گروه بندی مشخص جهت ارسال اخبار مهم، اطلاعیه ها و نیز نشریه الکترونیک
تولید نشریه الکترونیک در بازه زمانی مشخص و ارسال از طریق ایمیل به دانشگاهیان
ارتباط با مسئول سایت وزارت علوم و ارسال اخبار مهم دانشگاه و پیگیری برای بارگزاری در سایت وزارت
راه اندازی و مدیریت کانال یا صفحه دانشگاه شیراز در شبکه های مجازی پر مخاطب و همچنین بارگزاری اخبار و اطلاعیه ها
مدیریت و استفاده مطلوب از کلیه بخش های خبرنامه
پیگیری تولید و مدیریت سامانه ها و اپلیکیشن های مختلف در راستای اهداف روابط عمومی الکترونیک
پیگیری راه اندازی و مدیریت تلفن گویا (راهنمای روابط عمومی) و نیز کیوسک های اطلاع رسانی در سطح دانشگاه
تهیه “تقویم پیام” برای مناسبت های مختلف مناسبت های مختلف ملی، مذهبی و دانشگاهی با رویکرد پیام های تخصصی از سوی مسئولین مرتبط در دانشگاه – پیگیری تهیه و بارگزاری در سایت
مستندسازی کلیه فعالیت های روابط عمومی الکترونیک
ارائه گزارش عملکرد به صورت ماهیانه از فعالیت های انجام شده واحد روابط عمومی الکترونیک
خرید اقلام مورد نیاز روابط عمومی
انجام امور تشریفات و پذیرایی مراسم ها و همایش هایی که به مدیریت روابط عمومی واگزار می شود
مدیریت تابلوهای تبلیغاتی (مهندسی، ادبیات) و تلویزیون شهری دانشگاه
بارگزاری اطلاعات در تلویزیون سر سرای ساختمان مدیریت
پیگیری و انجام تبلیغات مناسبت های مختلف ملی، مذهبی و دانشگاهی
برنامه ریزی و اجرای برنامه ها و مراسم های فرهنگی و مذهبی اعم از عید نوروز، دهه فجر و …
برپایی نمایشگاه به مناسبت های مختلف در دانشگاه
پیگیری و اجرای حضور دانشگاه شیراز در نمایشگاه های مختلف استانی و کشوری
همکاری کامل با واحد روابط الکترونیک
تهیه “تقویم تبلیغات و نمایشگاه” برای مناسبت های مختلف مناسبت های مختلف ملی، مذهبی و دانشگاهی
مستندسازی کلیه فعالیت های واحد تشریفات، حسابداری و تبلیغات
ارائه گزارش عملکرد به صورت ماهیانه از فعالیت های انجام شده واحد روابط عمومی الکترونیک
پیگیری رزرو و مدیریت سالن‌های یک و دو حوزه ریاست
نظافت و نگهداری کامل سالن‌ها
مدیریت کامل انبار روابط عمومی و تهیه لیست کامل موجودی‌های انبار و ورود و خروج وسایل
عکاسی از مراسم‌های مختلف سالن‌ها
مستندسازی کلیه فعالیت‌های سالن‌ها
ارائه گزارش عملکرد به صورت ماهیانه از فعالیت‌های انجام شده
انجام سایر امور محوله از سوی مدیر روابط عمومی
هماهنگی و تنظیم برنامه زمان بندی شده جلسات، نشست‌ها و ملاقات‌های مدیر روابط عمومی و اطلاع‌رسانی مستمر و به موقع
ارسال نامه‌های روابط عمومی از طریق ایمیل، فاکس و اتوماسیون
پاسخگویی به تلفن ها
تایپ کلیه مکاتبات، اخبار، گزارشات و مطالب مربوط به حوزه عملکردی روابط عمومی است
هماهنگی و ارسال اخبار واصله برای رسانه ها
انجام اقدامات لازم جهت حفظ، نگهداری و بایگانی مکاتبات، گزارش ها و سایر اسناد و مدارک مرتبط
ثبت و توزیع نامه ها، گزارشات وسایر موارد ارجاعی به مراجع ذیربط و پیگیری آن ها
راهنمایی و پاسخگویی به مراجعین
ابلاغ دستورهای صادره مدیریت به واحدهای تابعه و پیگیری آنها با توجه به ضوابط تعیین شده
پیگیری جلسات اتاق فکر روابط عمومی، تنظیم دستور جلسات و ابلاغ مصوبات جلسه
آماده نمودن سوابق و پرونده های مربوط به جلسات و نشست ها جهت اطلاع قبلی مدیر
تهیه گزارش های عملکرد دوره ای از فعالیت های مدیریت روابط عمومی
مستندسازی کلیه فعالیت‌های سالن‌ها
ارائه گزارش عملکرد به صورت ماهیانه از فعالیت‌های انجام شده
نصب بنر و فضاسازی در مناسبت های مختلف ملی، مذهبی و دانشگاهی
پیگیری و خرید ملزومات روابط عمومی
همکاری در برگزاری مراسم های مختلف دانشگاه که روابط عمومی مدیریت آن را برعهده دارد.
مستندسازی کلیه فعالیت‌های تبلیغاتی و فرهنگی
ارائه گزارش عملکرد به صورت ماهیانه از فعالیت‌های انجام شده
طراحی پوستر، بنر به مناسبت های مختلف ملی، مذهبی و دانشگاهی
طراحی اسلایدر سایت
طراحی و پیگیری چاپ بروشور معرفی واحدهای مختلف بنا به درخواست واحد و موافقت مدیر روابط عمومی
طراحی و پیگیری چاپ کاتالوگ، کتاب، بروشور و … برای معرفی دانشگاه
طراحی و پیگیری چاپ کارت ویزیت مدیران و اعضای هیات علمی دانشگاه
طراحی نشریه روابط عمومی
طراحی و پیگیری هدایای هنری
طراحی لوح های تقدیر، تودیع و معارفه و …
مشاوره هنری به واحدهای مختلف برای تولیدات یا برگزاری برنامه ها
پیگیری راه اندازی دکور و فروشگاه هدایا و تولیدات روابط عمومی
پیگیری، طراحی و اجرای هدایا و تولیدات خاص روابط عمومی
نماینده روابط عمومی و مشاور هنری در شورای پردیس ارم
همکاری با واحد رسانه و تصویر برای ساخت موشن گرافیک های معرفی دانشگاه شیراز
تهیه نقشه راه و طرح جامع تبلیغات در دانشگاه
همکاری هنری و تبلیغاتی با بخش های مختلف دانشگاه برای برگزاری همایش ها، نشست ها
طراحی دکور برای حضور دانشگاه شیراز در نمایشگاههای مختلف استانی و کشوری
طراحی هویت سازمانی و اوراق اداری دانشگاه شیراز
پیگیری طرح جامع برندینگ دانشگاه شیراز
پیگیری راه‌اندازی مرکز آفرینش‌های هنری دانشگاه
همکاری هنری با واحد رسانه و تصویر برای تولیدات تصویری
مستندسازی کلیه فعالیت‌های هنری و گرافیک
ارائه گزارش عملکرد به صورت ماهیانه از فعالیت‌های انجام شده
پیگیری و انجام عکاسی و تصویربرداری از برنامه های مختلف دانشگاه با هماهنگی مدیر روابط عمومی
ویرایش و بارگزاری به موقع عکس و فیلم برنامه ها در گالری تصاویر دانشگاه
نگهداری و آرشیو امن از آثار صوتی و تصویری روابط عمومی
عکاسی و غنی سازی بانک تصویری روابط عمومی از مجموعه های مختلف دانشگاه
تهیه ویدئو کلیپ از برنامه های مختلف با نظر مدیر روابط عمومی
تهیه گزارش های تولیدی تصویری با هماهنگی و همکاری واحد رسانه و ارتباطات
تهیه تیزر و موشن گرافیک از بخش های مختلف دانشگاه برای معرفی فعالیت ها
هماهنگی و نظارت جهت ساخت مستندهای معرفی دانشگاه
مدیریت کامل آرشیو مجازی روابط عمومی
راه اندازی رادیو دانشگاه با همکاری واحد رسانه و ارتباطات
حفظ و نگهداری کلیه تجهیزات صدا و تصویر
تهیه محتوای تصویری و ویدئویی و ارسال به واحد روابط عمومی الکترونیک برای نشر در شبکه های اجتماعی
همکاری با واحد روابط عمومی الکترونیک برای تهیه ویدئوکست
تهیه “تقویم صدا و تصویر” به مناسبت های مختلف ملی، مذهبی و دانشگاهی
مستندسازی کلیه فعالیت‌های سمعی و بصری
ارائه گزارش عملکرد به صورت ماهیانه از فعالیت‌های انجام شده
تهیه محتوا و ویراستاری برای نشریه ارم روابط عمومی
پیگیری کلیه امور و انتشار نشریه ارم بصورت دوماه نامه یا ماهنامه بنا به صلاحدید مدیر
تهیه مطالب فرهنگی به مناسبت های مختلف و ارسال به واحد روابط عمومی الکترونیک جهت درج در بخش مطالب فرهنگی خبرنامه
تهیه پیام های مربوط به ریاست دانشگاه
تهیه محتوا برای بروشور، کاتالوگ و کلیه تولیدات چند رسانه ای معرفی دانشگاه
تهیه پاورپوینت های با کیفیت و بروز معرفی فعالیت های دانشگاه
همکاری با واحد رسانه و ارتباطات جهت تهیه گزارش های تولیدی
برگزاری مسابقات فرهنگی به مناسبت های مختلف
مستندسازی کلیه فعالیت‌ها
ارائه گزارش عملکرد به صورت ماهیانه از فعالیت‌های انجام شده